Na enig wikken en wegen, heb je (al enige tijd) besloten om ondernemer te worden. Het belangrijkste aspect daarbij is om omzet te genereren. Als je dat moet gaan factureren, dan ben je afhankelijk wanneer jouw klant betaald heeft. Sommigen betalen direct, maar er zijn ook ondernemingen die betaaltermijnen van 60 dagen (of meer) durven te hanteren.

Factuurvereisten

Het is dus zaak om zo snel mogelijk een factuur op te stellen, dat voldoet aan de wetgeving maar ook aan de eisen van je klant (gefactureerd met de juiste tenaamstelling, geadresseerd aan de correcte persoon, heeft het de afgesproken omschrijving of referentie). Dat zijn zaken die je al van te voren moet uitzoeken bij je klant.

Op welke wijze ga ik factureren

Maar wat je ook moet uitzoeken, hoe ga ik factureren. Van oudsher gebruiken we daarvoor een tekstverwerker. Maar jullie willen niet weten hoeveel fouten daarmee gemaakt worden (verkeerde uitkomsten omdat formule fout is, niet opvolgende factuurnummer, vergeten factuur op te slaan of extra af te drukken, verkeerd gehanteerde BTW tarieven of BTW omschrijving).

Factureren met een factuurprogramma

Veel makkelijker is om een factuur op te stellen met een factuurprogramma. Als je daarvoor open staat, is het handig om je niet te laten leiden door de snelle reclameteksten maar goed te informeren naar de mogelijkheden.

Zelf hanteer ik een drietal pakketten (allemaal direct geïntegreerd in een complete administratiepakket), waarbij een uitblinkt in het gemak (Informer), de ander weer met een uren functionaliteit (Kleisteen) en de derde door buitenlandse valuta en bankkoppelingen (Visma). Voordeel van al deze pakketten zijn ook dat je direct een automatische mailfunctionaliteit hebt. Andere pakketten zijn in mijn ogen te beperkt in hun mogelijkheden.

Voordelen

Groot voordeel hiervan is, dat het veel dubbel werk scheelt (facturen zitten direct in administratiepakket) en de klant ten alle tijde gebruik kan maken en inzicht heeft in zijn eigen administratie. Daar zijn dan ook goede afspraken over te maken hoe deze bijgewerkt kunnen worden. Daarnaast scheelt het ook best wel in de drukwerkkosten (zo maakte een klant gebruik van voorgedrukte formulieren die handmatig ingevuld moest worden (kosten jaarlijks 300,-) en daarna tegen uurtarief in de administratie overgenomen werden. Nu besparen ze in de drukwerk en administratiekosten.

Neem gerust contact op, als u ook kosten wil besparen.